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Dans le cadre de son activité, in’li Sud-Ouest est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux candidats à un logement et aux locataires.
Soucieuse de construire avec vous une relation de confiance durable et respectueuse de vos droits et libertés, in’li Sud Ouest s’engage en matière de protection des données à caractère personnel.
L’objectif principal de cette Politique est de regrouper en un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible les informations concernant les traitements des données vous concernant, mis en œuvre par in’li Sud Ouest. La présente Politique vous permettra de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées, ainsi que de connaitre vos droits à cet égard et de pouvoir les exercer de manière efficace.
in’li Sud Ouest est une filiale du groupe Action Logement, acteur de référence depuis plus de soixante ans dans le secteur du logement social et du logement intermédiaire en France.
Au sein du groupe Action Logement, in’li Sud Ouest a pour objet de favoriser l’accès au logement intermédiaire des jeunes actifs et salariés des classes moyennes, en régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine.
in’li Sud Ouest a désigné un Délégué à la protection des données à caractère personnel ou « Data Protection Officer » (DPO). Vous pouvez le contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : dpoinlisudouest@inli.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : DPO – in’li Sud Ouest, 13 rue Thomas Dupuy – CS 73021, 31024 Toulouse Cedex 3.
En cas de changement de son siège social, veuillez adresser toute demande par voie postale à la nouvelle adresse du siège social d’in’li Sud Ouest.
Ce Délégué à la protection des données est en charge de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de données à caractère personnel, et notamment de répondre à vos demandes d’exercice de droits relatives à vos données.
Dans un souci de transparence, in’li Sud Ouest prend soin d’informer les candidats, les occupants de bonne foi et les locataires de chacun des traitements qui les concernent à charge pour eux de porter à la connaissance des personnes déclarées comme vivant à leurs foyers la Politique de protection des données objet de la présente annexe.
Lorsqu’in’li Sud Ouest est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques et identifiées : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Pour chacun des traitements mis en œuvre, in’li Sud Ouest s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
in’li Sud Ouest veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, in’li Sud Ouest collecte et traite les catégories de données suivantes : Etat civil, vie personnelle et vie professionnelle, informations financières, économiques et fiscales, ainsi que des données de connexion et des données de localisation.
in’li Sud Ouest peut être amenée le cas échéant à disposer d’informations nécessaires et appropriées dans le but d’aménager spécifiquement votre logement, ou encore en cas de dommage corporel causé à un locataire/occupant ou à un tiers dans le cadre d’un sinistre affectant le logement.
in’li Sud Ouest ne traite pas de données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique.
Lorsque la collecte des données est rendue obligatoire pour l’octroi d’un logement, ou pour répondre à des obligations légales ou règlementaires, la personne concernée en sera informée. Les conséquences d’un défaut de réponse lui seront précisées.
Il est également précisé que les données à caractère personnel communiquées par-vous même à in’li Sud Ouest pourront servir à mettre à jour les données déjà détenues par in’li Sud Ouest pour les mêmes finalités que celles poursuivies initialement.
Les informations détenues par in’li Sud Ouest dans le cadre des contrats en cours pourront être utilisées dans le cadre de l’examen de toute nouvelle demande de logement en particulier en cas de mobilité.
Il s’agit des données personnelles que vous fournissez dans le cadre de :
– La candidature pour l’attribution d’un logement ;
– La conclusion d’un contrat de bail ;
– La prise de contact avec nos services et nos prestataires que ce soit par téléphone, courrier ou mail ;
– La prise de contact via notre site internet et extranet ;
– Les réponses à des enquêtes de satisfaction et à celles imposées par la réglementation ;
– La déclaration d’un sinistre ;
– La gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires y compris la sécurité et la tranquillité résidentielle ;
– La gestion des relations avec les Réservataires des logements (Action Logement, Mairies, Préfectures, etc…) ;
– Le suivi des impayés ;
– Le cas échéant, la participation à une animation comme une réunion.
L’exécution de votre contrat de bail génère des données vous concernant comme par exemple le solde, le quittancement etc…
Les données personnelles peuvent également provenir :
– De nos partenaires, Mairies, Préfectures, Réservataires, Caisses d’Allocations Familiales notamment ;
– De nos prestataires sous-traitants avec qui nous avons conclu un contrat pour qu’ils interviennent pour notre compte comme par exemple : les prestataires d’enquête, les entreprises de maintenance et d’exploitation, la ou les société(s) qui assurent l’astreinte.
En tant que bailleur, in’li Sud Ouest met en œuvre un traitement de données à caractère personnel concernant le cas échéant les candidats et les locataires ayant pour principales finalités et bases juridiques suivantes :
| BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT | FINALITES |
| L’exécution d’un contrat (lorsque le traitement est nécessaire à la bonne exécution d’obligations contractuelles ou à l’exécution de mesures précontractuelles) | – La gestion, le suivi et l’organisation des ventes de logements ;
– La gestion et le suivi des demandes de logement ; – L’instruction des candidatures à un logement ; – L’attribution d’un logement à un locataire candidat ; – L’organisation des visites avant la conclusion du bail ; – La gestion et le suivi de l’exécution du contrat ; – La gestion et le suivi du quittancement ; – La gestion et le suivi des attestations d’assurance ; – L’organisation, la gestion et le suivi des autorisations d’accès à l’extranet client (authentification, gestion des comptes) ; – La gestion du contentieux, du précontentieux et l’exécution des décisions de justice ; – La gestion des troubles du voisinage ; – Les enquêtes avant travaux ; – La gestion et le suivi des réclamations ; – La gestion et le suivi des travaux, en ce compris la communication des coordonnées nécessaires pour permettre les interventions rendues nécessaires dans le logement et la prise de rendez-vous ; – La gestion du contrôle des accès aux résidences ; – La gestion et le suivi des Allocations logement/ Aides au logement ; – La gestion et le suivi du paiements des loyers ; – La gestion et le suivi des régularisations des charges ; – La gestion et le suivi des impayés et du recouvrement ; – La gestion et le suivi des états des lieux et des préavis ; – La gestion et le suivi des sinistres ; – La gestion et le suivi des mutations de logement et des désistements ; – La gestion et la révision des installations et équipements du logement ; – La gestion et le suivi de la relation candidats et locataires ; – La gestion et le suivi des préférences de communication en lien avec l’exécution du contrat. – La dématérialisation et la signature électronique du contrat du bail. |
| Le respect des obligations légales imposées à in’li Sud Ouest en tant que bailleur de logement intermédiaire | – Les enquêtes obligatoires et celles imposées par la réglementation ;
– La gestion des droits des personnes et des oppositions ; – La gestion et le suivi de l’adaptation des logements ; – L’exécution des obligations légales et réglementaires à la charge du bailleur ; – La comptabilité ; – L’exécution des décisions de justice ayant une incidence sur un lieu de résidence, telles que les décisions ordonnant l’éloignement d’un résident ou un relogement en urgence. – La vente de logement diffus aux locataires ; – La vérification du respect des conditions d’attribution. |
| Les intérêts légitimes poursuivis par in’li Sud Ouest | – Les statistiques, le reporting sur occupation du parc ;
– La réalisation de diagnostics, de reporting, de statistiques et d’audit ; – Le suivi et la gestion de la qualité de service ; – Les enquêtes de satisfaction ; – La prospection commerciale pour la vente de logements, la location des logements vacants ainsi que pour des services et offres complémentaires au logement, l’animation notamment commerciale, campagnes marketing ; – La gestion des sites institutionnels ; – L’analyse statistique de la fréquentation et de la mesure d’audience des sites et applications mobiles ; – La gestion et le suivi des contacts avec les visiteurs des sites et des locataires ; – La vidéosurveillance à des fins de sécurité et pour maintenir la tranquillité des lieux ; en ce compris la télésurveillance des abords et de tout ou partie des parties communes de la résidence ; – L’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques à des fins de suivi et d’amélioration de la qualité ; – La gestion locative et technique du patrimoine ; – La gestion et le suivi de la mise à disposition d’équipements connectés (dont les boîtes aux lettres connectées), le cas échéant, lorsque les équipements de l’immeuble permettent de vous proposer de tels services ; – La gestion et le suivi des réclamations ; – La collaboration avec les partenaires sociaux ; – L’étude, la préparation de la cession de logements (à l’unité ou en bloc) ; – Le contrôle de la cohérence et la vérification des pièces et des informations déclaratives communiquées. Ces contrôles et vérifications peuvent être réalisés au moment de l’examen de la candidature ou ultérieurement en cas de détection d’incohérence ou de découverte d’éléments qui pourraient les justifier. En cas d’incohérence, le bail pourrait ne pas être conclu. L’intérêt légitime est justifié par le respect de l’égalité de traitement entre les candidats, l’intérêt social et la réputation d’in’li Sud Ouest. – La dématérialisation et la signature électronique du contrat du bail. |
| Le consentement du locataire | – L’adaptation de logement et la gestion des sinistres lorsque des données de santé ou médico-sociales sont traitées. |
Les données à caractère personnel collectées, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées à in’li Sud Ouest en sa qualité de responsable du traitement.
En outre, in’li Sud-Ouest veille à ce que seules des personnes habilitées puissent avoir accès à vos données pour le besoin de leurs missions.
Vous êtes informé(e) que vos données peuvent faire l’objet d’une communication aux services institutionnels, aux partenaires sociaux, aux sociétés Action Logement Services et Action Logement Immobilier et à leurs filiales, à nos partenaires contractuels, ainsi qu’à nos prestataires, chacun pour ce qui les concerne et aux autorités légalement habilitées à les connaître, aux organismes du logement représentatifs du logement intermédiaire, aux réservataires.
En cas de cession de logements ou notamment de fusion-absorption, les données à caractère personnel pourront être transmises à la nouvelle entité dans le but d’assurer la reprise des engagements contractuels et la continuité de la gestion des logements. Il en va de même en cas de cession d’un bien immobilier appartenant à in’li Sud Ouest, les données locataires sont susceptibles d’être transmises au nouveau bailleur afin d’organiser, de préparer et d’assurer la reprise des engagements pris au titre du bail.
Par ailleurs, in’li Sud Ouest peut transmettre vos coordonnées à ses différents prestataires dont la société in’li (société du groupe Action Logement) qui intervient sur la partie prestations informatiques. in’li Sud Ouest pourra également communiquer les données nécessaires vous concernant aux prestataires d’entretien afin de leur permettre d’intervenir dans votre logement, ainsi qu’au syndic, lorsque le logement est situé dans un immeuble en copropriété, et quand cette communication est nécessaire notamment au traitement d’un sinistre impliquant votre logement.
Ces destinataires n’ont accès à vos données que pour les finalités poursuivies au moment de leur collecte. Ils n’agissent que sur instruction d’in’li Sud Ouest, Responsable de traitement et ils sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité qu’in’li Sud Ouest.
in’li Sud Ouest veille à ne pas effectuer de transfert de vos données vers des pays ou organismes situés en dehors de l’Union Européenne.
Si toutefois, in’li Sud Ouest devait avoir besoin de transférer vos données en dehors de l’Union Européenne, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité de vos données à caractère personnel équivalent à celui proposé au sein des états membres de l’Union Européenne.
in’li Sud Ouest fait en sorte que les données soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées seulement pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles nous les collectons.
in’li Sud Ouest accorde une importance particulière à la sécurité de vos données à caractère personnel.
in’li Sud Ouest met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à mettre en place et maintenir un niveau de sécurité le plus adapté au regard des risques qu’il a identifiés : cette sécurité a notamment pour objectif d’empêcher que les données personnelles ne soient altérées, endommagées ou divulguées de façon non autorisée à des tiers.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils permettant le traitement de vos données à caractère personnel, in’li Sud Ouest s’assure que ces derniers offrent un niveau de protection adéquat des données traitées.
in’li Sud Ouest met ainsi en œuvre des mesures respectueuses des principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, in’li Sud Ouest recourt à des techniques de pseudonymisation et/ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère nécessaire et possible.
Pour les traitements les plus sensibles ou à risque, in’li Sud Ouest procède à une analyse d’impact préalable afin de documenter le niveau de sécurité et déployer les garanties nécessaires.
En cas de recours à un prestataire, in’li Sud Ouest ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, in’li Sud Ouest conclut avec ses sous-traitants des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
in’li Sud Ouest effectue régulièrement des audits de ses propres services afin de contrôler la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
in’li Sud Ouest est soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre.
Lorsque vos données font l’objet d’un traitement, vous disposez du droit de demander à in’li Sud Ouest d’y accéder :
L’exercice du droit d’accès vous permet d’obtenir et vérifier les données qu’un organisme détient sur vous. Il permet également de contrôler l’exactitude des données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer.
L’organisme auprès duquel vous demandez votre « droit d’accès » devra être en mesure de vous faire parvenir une copie des données qu’il détient sur vous dans un format compréhensible.
L’organisme peut vous demander de joindre tout document permettant de prouver votre identité (ex. copie de pièce d’identité).
Ce droit d’accès peut s’exercer par voie électronique ou par courrier.
L’accès à ce droit est gratuit. Dans certains cas, des frais raisonnables liés au traitement de votre dossier pourront vous être demandés.
Vous avez la possibilité de demander à in’li Sud Ouest que vos données personnelles, soient rectifiées, complétées si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Vous pouvez demander à in’li Sud Ouest l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra être exercé que si un des motifs prévus dans la règlementation applicable est présent.
Ainsi, en l’absence d’un des motifs susvisés, in’li Sud Ouest ne pourra répondre favorablement à votre demande. Tel sera le cas si in’li Sud Ouest est tenu de conserver vos données en raison d’une disposition légale ou règlementaire applicable ou en vigueur ou pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la règlementation.
Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf ci-dessus).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si in’li Sud Ouest démontre avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
| Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale.
Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part d’in’li Sud Ouest et de ses partenaires. |
Vous êtes informé qu’in’li Sud Ouest pourra recourir à de la prospection par voie de courrier électronique (sms, mms, email) si vous avez donné votre accord. Vous pouvez à tout moment vous y opposer en cliquant sur le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu.
Le droit à la portabilité offre aux personnes la possibilité de récupérer une partie de leurs données dans un format ouvert et lisible par machine. Elles peuvent ainsi les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre, en vue de leur réutilisation à des fins personnelles.
Ce droit s’applique si ces trois conditions sont réunies :
– Le droit à la portabilité est limité aux données personnelles fournies par la personne concernée ;
– Il ne s’applique que si les données sont traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée ;
– L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.
Lorsque les traitements de données mis en œuvre par in’li Sud Ouest sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. in’li Sud Ouest cessera alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquels vous aviez consenti ne soient remises en cause.
Dans le cas où vous ne seriez pas satisfait de vos échanges avec in’li Sud Ouest, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) (située au 3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication de vos données personnelles après votre décès, auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés par courrier électronique à l’adresse suivante : dpoinlisudouest@inli.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : DPO – in’li Sud Ouest, 13 rue Thomas Dupuy – CS 73021, 31024 Toulouse Cedex 3.
En cas de changement de son siège social, veuillez adresser toute demande par voie postale à la nouvelle adresse du siège social d’in’li Sud Ouest.
Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur celle-ci, in’li Sud Ouest pourra vous demander de fournir des informations supplémentaires apparaissant nécessaires à votre identification, y compris la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature.
En cas de demande imprécise ou de pièces manquantes, in’li Sud Ouest pourra vous demander des éléments complémentaires pour pouvoir vous répondre dans le délai légal.
Actualisée le 01/07/2022.